Comment travailler comme prestataire de services LaTeX?

Le contenu actuel de cette page provient du LaTeX Ninja blog, avec l'aimable autorisation de son auteur, Sarah Lang.

Il est destiné à être traduit et adapté.

En rédigeant la réponse à la question «Peut-on gagner de l'argent avec LaTeX?», il est apparu qu'il y a beaucoup de conseils à donner sur la planification et l'ordonnancement d'un projet de prestation de service avec LaTeX. Je vais donc résumer mes expériences avec toutes sortes de “clients” (qu'il s'agisse de partenaires de projet ou autres).

Il ne s'agit pas de se plaindre de l'horreur de la situation, mais simplement de résumer quelques éléments à prendre en compte, qu'une personne inexpérimentée ne trouvera peut-être pas évidents. Comme l'époque où j'étais moi-même inexpérimenté n'est pas très éloignée, le processus d'apprentissage est encore assez frais et j'ai encore en tête les problèmes auxquels un débutant peut être confronté, j'espère donc être en mesure de fournir des conseils précieux.

J'espère donc pouvoir vous donner des conseils utiles. Certains de ces conseils sont tirés du billet Peut-on gagner de l'argent avec LaTeX?, alors ne vous inquiétez pas si vous avez l'impression d'avoir déjà lu certains d'entre eux. Au départ, je voulais prolonger l'ancien article, mais comme il était déjà trop long, j'ai décidé d'en faire un article à part entière. C'est également la raison pour laquelle je commencerai par la production de PDF prêts à imprimer pour une maison d'édition, puisque c'est là que j'ai commencé mes considérations dans le dernier article.

Votre travail consiste à communiquer les informations techniques de manière à ce qu'elles soient compréhensibles pour le client (probablement non technicien). Vous devez donc comprendre son langage pour en déduire ce qu'il souhaite. Ensuite, vous devez le reformuler d'une manière un peu plus technique et le “retraduire” pour vérifier que vous avez bien compris. Cette étape est nécessaire car, la plupart du temps, les exigences que vous recevez ne sont pas assez détaillées et il y a beaucoup de décisions à prendre dans le processus de planification de la mise en œuvre puis la mise en œuvre effective de ces exigences.

Dans le passé, les gens utilisaient le modèle dit “en cascade”, ce qui signifie qu'ils obtenaient une fois les exigences du client et les mettaient en œuvre de la sorte, en contournant tout manque d'information qu'ils pouvaient rencontrer. Les méthodologies modernes s'orientent vers des cycles de production plus courts où l'on produit rapidement un “exemple fonctionnel minimal” afin de pouvoir vérifier si c'est bien ce que veulent les clients. S'il y a des décisions supplémentaires à prendre ou des informations manquantes, vous pouvez vérifier à nouveau avec les clients immédiatement. Vous essayez d'éviter d'implémenter des fonctionnalités inutiles que vous trouvez cool mais que le client n'a pas demandées. Pour l'instant, je m'en tiendrai à cette très brève information sur les méthodologies. J'y consacrerai peut-être un article à part entière à l'avenir.

Ce n'est pas parce que vous connaissez un peu LaTeX que vous saurez nécessairement comment répondre aux besoins d'une maison d'édition. Trouvez d'abord une occasion de travailler avec eux gratuitement. Là encore, les petites maisons d'édition ou les éditeurs universitaires offrent souvent la possibilité de remettre le PDF final, ce qui revient beaucoup moins cher que de le faire mettre en page. Cela permettra au scientifique en question d'économiser beaucoup d'argent (500 à 2000 € selon la quantité de travail). Proposez à un professeur d'université de composer son livre gratuitement. Ainsi, vous aurez interagi avec l'éditeur au moins une fois, vous aurez ainsi une sorte d'une accréditation et vous saurez ce que les éditeurs veulent. Ne sous-estimez pas non plus le temps que cela peut prendre. Ce n'est pas pour rien qu'un travail comme celui-ci peut rapporter jusqu'à 2000 €. Les publications scientifiques, en particulier, font souvent l'objet de millions de modifications et de corrections avant d'être prêtes à être imprimées.

Au cours du processus, vous vous rendrez peut-être compte que produire un PDF qui correspond exactement aux critères de l'éditeur est plus difficile que vous ne le pensez. En tout cas, c'est ce qui s'est passé pour moi. J'avais utilisé LaTeX et je savais comment faire les personnalisations nécessaires pour satisfaire mes encadrants de thèse, mais l'éditeur a fini par vouloir des tonnes de changements que je n'avais jamais imaginé faire en LaTeX. Des encadrants ou collègues seront rapidement contents avec d'une sortie joliment mise en page et des références bibliographiques correctes. Les éditeurs, en revanche, veulent un aspect visuel très spécifique. Par exemple, la première chose que j'ai dû changer est la composition des notes de bas de page, dont aucun de mes encadrants ne s'était jamais soucié. Je n'avais jamais personnalisé de notes de bas de page auparavant et je n'étais même pas conscient que cela pouvait être un problème. Donc, si vous n'avez jamais fait l'une de ces choses, je vous suggère de commencer à vous documenter sur le sujet dès maintenant.

Cela représentera probablement beaucoup plus de travail que vous ne l'aviez prévu et ce travail pourrait également être assez différent de ce que vous avez l'habitude de faire avec LaTeX. Anticipez cela (!). Les maisons d'édition ont également tendance à trouver des problèmes typographiques auxquels vous n'aviez même pas songé auparavant.

En dehors des éditeurs traditionnels, j'ai constaté que tout client est vraiment comme ça. La version du texte (avec les figures et tout le reste) que l'on vous donne n'est jamais la version finale. Vous le mettez en page et pensez avoir terminé, mais ce n'est qu'à ce moment-là qu'ils remarquent les millions de fautes de frappe et autres choses à corriger. La première “version finale” ainsi que les réunions de préparation et de consultation représentent environ la moitié du travail/des heures que vous devez prévoir (croyez-moi!). J'ai constaté qu'en général, les corrections représentent au moins autant de travail que la création de cette “première version finale”, même si j'ai dû créer toute la mise en page et certains dessins en TikZ pour cette première version. Après cela, le travail de correction semble augmenter de façon exponentielle! Ce n'est pas nécessairement une mauvaise chose si vous le savez et si vous planifiez en conséquence. Cependant, si vous pensez comme un débutant et que vous ne vous sentez pas assez sûr de vous pour dicter vos conditions et communiquer vos besoins, ils ne seront pas satisfaits. Vous risquez de vous retrouver dans une situation délicate. C'est aussi un excellent conseil en matière de relations, d'ailleurs.

C'est très énervant et je réfléchis encore à la manière d'éviter que cela ne se produise (à nouveau) parce que souvent, c'est juste dû à un manque de diligence de leur part. Mais bien sûr, une fois que leur document est tapé en LaTeX, vous êtes le seul à savoir encore comment faire des changements. Anticipez cela et incluez aussi, probablement (secrètement), au moins 10 heures de plus que nécessaire dans le tarif (ou l'estimation du temps nécessaires) pour les corrections (même pour les minuscules mini-projets et probablement surtout ceux-là car les gens ont tendance à être encore plus désinvoltes avec eux). Il y aura beaucoup de corrections à faire. Si vous trouvez un moyen d'éviter cela, merci de m'en informer. Jusqu'à présent, je n'ai pas eu beaucoup de succès. Les gens ne voient les coquilles ou les problèmes visuels que dans la version finale entièrement mise en page. Mais ces corrections supplémentaires pour lesquelles vous n'êtes pas payé sont souvent ce qui transforme un travail secondaire rentable en un travail qui ne l'est plus. En outre, ces corrections doivent souvent être effectuées immédiatement ou à la dernière minute. Renseignez-vous donc sur la date limite et assurez-vous d'être disponible à ce moment-là. Le mieux est probablement d'être avec eux à ce moment-là (les dernières heures avant la soumission) et de les facturer de manière préventive. Car vous finirez par devoir le faire de toute façon. En outre, plus le contenu est scientifique, plus il sera probablement stressant.

Never forget that you are the last part in the food chain. Your customers will hand in the data late, like 2 hours before the deadline and you will be the one whose head is on the line, unless you set up your conditions very clearly before. If you don’t want this side job to become stressful, you need to make the schedule for them. They have no clue how long their own corrections and “completely unforeseeable” additions will take.

Give them a deadline long before your head is on the line. Imagine you get a LaTeX error in the last minute and don’t know how to solve it. Also, to prevent this, create a minimal working example before you receive the final data (this will be in the last minute and way too late to start). Ask for a mandatory “minimal working example” and implement this right after the first meeting, so they can give feedback. They will probably want litterally everything changed. Or, even worse, they say it’s perfect and thanks a lot. The most important thing to know is: They will akways have a millon corrections and the correction process will take at least as long as creating the “first final version”. Even if they tell you “it’s perfect, thanks so much” rightaway. Corrections will come. I have not had a single project where this was not the case. If you have other experiences, please let me know. But also from my colleagues I hear nothing else.

You need to know this and never let anything cheat you into believing otherwise. The less corrections or feedback you get after the first draft, exponentially more will come the closer you reach the “real” deadline of the project (by this I mean closing in to the actual end, after the “first final version”).

Souvent, les clients finissent par se rendre compte qu'ils n'aiment plus leur propre idée une fois qu'elle est mise en œuvre. Il se peut aussi qu'ils n'aient pas d'idée précise et que vous deviez réaliser plusieurs maquettes jusqu'à ce qu'ils soient satisfaits. Mais il ne faut pas confondre l'absence d'idée propre du client avec son acceptation heureuse du résultat que vous produisez. Une fois que vous avez trouvé une idée, ils vont probablement la mettre en pièces. Cela n'a rien d'inamical, mais c'est juste un fait qu'après que vous leur ayez servi une mise en œuvre concrète, ils réaliseront soudain exactement ce qu'ils auraient voulu.

I don’t say this to discourage you but just to give a realistic idea of how it’s going to go. This is the same for any kind of work where you produce a technical implementation for a “customer” who will hand you the data to be represented. This can be an XML-based project in the Digital Humanities or a LaTeX-based poster printable. Also, another tip from the Digital Humanities world: Always say everything is incredibly hard and takes super long and you are not sure if it can be done at all if people ask for extra stuff which wasn’t part of the contract before. I used to hate this and think it was a sign of “bad service” or laziness but it’s really just a necessary precaution. You need to protect your own time or else you will end up working for free. If necessary, charge extra. This also means that you need to write down a very clear “contract” of what you agreed to do for which money. Don’t add extra goodies for no extra pay. Once you ask additional money, the feature probably isn’t all that important anymore.

Be sure to make the “mockup” using their “real data”, not lorem ipsum only, if possible. Their data might not look anything like lorem ipsum. Do it right after the first meeting, so you did your part. If they fuck it up and don’t hand you any data before the deadline, this proves that you did your work and they will not be able to back out of paying you.

Some security is never a bad idea. Also, this makes sure that you get “most” of the work (maybe the first third) done early. Remember, if you are somebody who is always Mr. Last Minute, this job probably isn’t for you. The customers will likely hand you the data way too late. If you wait with the first mockup until after they give you the final data, you are never going to make it since they will want to give feedback and have changes made as well.

In the Humanities, it is most imporant that you learn all the features MS Word offers and how to reproduce a Word-like-but-better look. If they are to let you use LaTeX, you first have to prove it has all the features they are used to from MS Word.

Like I complain about in my quitting word post, everything revolves around MS Word in the Humanities. This means that even if you choose not to use Word in your own private life, you will have to know how to work with it. Most importantly, how to make the best of it by extracting the data to further process it using a different data format.

Voici donc quelques réflexions générales sur le travail en tant que “fournisseur de services”. Ces expériences proviennent à la fois d'un contrat ou d'un travail en freelance avec LaTeX et d'un travail sur un projet en humanités numériques. À un moment donné, j'écrirai probablement un article spécifique sur la gestion des projets en humanités numériques. Mais pour l'instant, je tiens à souligner à nouveau que ce billet n'a pas pour but de critiquer ou de faire fuir qui que ce soit. Je voulais simplement partager certaines de mes expériences qui pourraient être utiles à quelqu'un qui cherche à se lancer, afin qu'il puisse avoir une idée de quelques éléments à prendre en compte.

Sources:

• Planning your project for “service providers”